○鳥取大学における取引について

令和4年6月14日 改訂

 

 鳥取大学では、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(平成19年2月15日付文部科学大臣決定、平成26年2月18日改正、令和3年2月1日改正)を受けて、納品検収センターの設置をはじめ、本学における公的研究費等の適正な運営・管理の基盤となる環境・体制の整備及び実効性のある具体的な制度の構築に取り組んでおります。

 また、「鳥取大学における反社会的勢力に対する基本方針」(平成27年3月24日役員会承認)を定め、反社会的勢力との一切の関係を遮断し、不当要求に対しては断固として応じないこととしております。
 つきましては、本学との取引にあたりましては、あらかじめ下記のことについてご確認いただき、貴社(貴法人)ご担当者におかれましても十分にご周知いただくよう、何卒ご理解・ご協力のほどお願い申しあげます。

                 記

1.同意書の提出について

 鳥取大学では、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」を受け、本学における公的研究費等の適正な運営・管理の基盤となる環境・体制の整備及び実効性のある具体的な制度の構築の取り組みのひとつとして、本学構成員と取引先との癒着防止に係る対策のため、本学と取引を行う業者で一定条件に該当する業者から「同意書」を提出していただくこととしましたので、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。
 ※「同意書」提出に関する詳細はこちら


2.個人情報取扱事務の委託について

 本学が保有する個人情報の取り扱いに係る業務を外部に委託する場合には、原則としてあらかじめ「個人情報取扱い事務委託先確認書」をご提出いただいた取引先で、かつ安全管理措置が十分講じられていると本学が判断した相手先を委託契約の対象とさせていただいております。
 ついては、取引の内容によって関係書類のご提出をお願いする場合がありますので、あらかじめご了承ください。
  • 「個人情報取扱い事務委託先確認書」(別紙様式3)word  pdf
  • 「個人情報の管理体制等報告書」(別紙様式4)word   pdf
  • 「業務委託の再委託承諾願」(別紙様式7) word   pdf 
  • 「再委託先の個人情報の管理体制等報告書」(別紙様式8)word   pdf

3.発注

 本学のルールにおいて、鳥取大学から発注できる者は次のとおり決められています。
・契約課職員(鳥取地区)
・経理・調達課職員(米子地区)
・教員【※】
【※注意】教員が直接注文できるのは、1回の取引総額が10万円未満の消耗品、物品の修理等のみです。10万円以上の注文を教員から受けて納品されても、大学の経費からの支払いができませんので、受注時にはご注意ください。もし、そのような注文があった場合は、ご面倒でも契約担当課を通じて発注するように言っていただき、受注されないようお願いします。言いにくい場合は契約担当課へご連絡ください。
・施設環境部(工事・修繕等)及び附属図書館(図書・雑誌、電子ジャーナル等)に係るものはそれぞれの担当課職員


4.納品・検収

 納品時には、必ず納品検収センターで検収を受けてください。検収を受けてないものは、大学経費からの支払いができませんので注意願います。
 なお、特殊な物品や役務等、納品検収センターで検収できないものは契約担当課の指示に従って検収を受けてください。特に、役務契約に係る実施確認にあたり、成果物の確認、作業(完了)報告書等の提出の徹底及び作業開始・終了時の契約担当課への連絡の徹底をお願いいたします。
 また、乾燥地研究センター等、納品検収センターから離れている部署にはそれぞれに検収をできる者がおりますので、直接、納品して検収を受けてください。
 教員発注、契約担当課発注に関わらず、必ず検収を受けてください。 

 検収を終えたら所定の場所へ納品してください。
 教員等は物品を確認して間違いがなければ、納品書等に受領印を押印(又はサイン)しますので、漏れがないか確認願います。
 原則として、納品検収センター(または契約担当課)の検収印及び購入依頼者等の受領印(又はサイン)のないものについては、受領や完了が明確でないため、大学経費からの支払いはできませんので注意願います。
※ 納品検収センター等の詳細については、こちらをご覧ください。


5.見積書・納品書・請求書

 品名、規格、数量、金額、消費税の有無が記載してあれば特に様式の指定はしておりませんので、貴社の様式を使用してください。
 なお、日付は取引の事実を表す重要な要因ですので、必ず記入してください。

 また、通常取引において次のような取り扱いをされている場合は、書類の名義人と本件担当者(※)との関係が明確であることを確認のうえ処理いたします。ただし、真正性を担保するためにも、書類には、住所・法人名(または氏名)のほか、本件担当者名・連絡先を記載願います。
  ・代表者名の記載を省略されている場合
  ・社印または代表者印の押印を省略されている場合
  ・電子メールによる書類の送付
  ・WEBサイトからの出力
 おって、提出された書類の確認のため、必要に応じて記載の連絡先に問い合わせさせていただくことがありますので、あらかじめご了承ください。
※本件担当者とは、代表者から権限を委任されている方をいいます。
 
 

6.支払

 本学からの代金の支払いは原則、銀行振込となります。
 そのため、支払先の住所、名称、口座情報等を本学システムへ登録する必要がありますので、本学と初めて取引される場合は、口座振込請求書をご提出くださるようお願いいたします。
 なお、見積書等に振込先情報が記載されている場合は、それをもって代えることもできます。
 また、代金は、納品検査後、本学が正当な請求書を受理した月の翌月末迄に支払いますので、納品後は速やかに請求書を提出してください。納品をされても、正当な請求書の提出がない場合は代金の支払いができませんので、注意願います。
 代金の支払いは請求書を受理した月の翌月末ですので、納品後は速やかに請求書を提出してください。


7.フロー図

  フロー図はこちらを参照してください。


8.不正行為

 不正行為に対しては厳格に対処いたします。
 カラ納品(納品していないのに納品したようにして請求すること)、偽装納品(実際に納品したものと違う品物を納品したようにすること)、期ずれ納品(納品がまだなのに納品したことにする、あるいは、納品したのに時期を遅らせて納品したようにすること)、等の不正行為があった場合は、契約の解除はもとより、取引停止、違約金・損害賠償金の請求等の措置を講じることになりますので、十分留意してください。


9.よくある質問

Q1.

納品書の発行日と実際の納品日がずれることは、問題ないでしょうか?
A1.
日付は作成日で基本的には問題ありませんが、大きく乖離することは想定しておりません。

Q2.

納品書には、社印及び代表者印がなくてもよいでしょうか?
A2.貴社の通常取引において納品書に社印及び代表者印を押印しないで処理されている場合は、社印及び代表者印は必要ありません。

Q3.

請求書には、社印、代表者名の記載、代表者印がなくてもよいでしょうか?
A3.請求書については、請求者と(郵送や電子メールによる)書類の送付者との関係が明確な場合、押印のないものであっても有効と判断し処理いたします。ただし押印のない書類であっても、請求書には、住所・法人名(または氏名)・担当者名・連絡先を記載願います。(押印省略等については、担当者から確認させていただく場合がありますので予めご了承ください。)

Q4.
請求書は納品の際、物品と同時に提出してもよいでしょうか?
A4.
問題はありませんが、請求書は当該物品の納品検査をした後に正当なものとして(受理)取り扱いします。

Q5.
経費が異なる場合に伝票の分割依頼がありますが、どのように対応すればよいでしょうか?
A5.
請求書については、本学の指示により作成してください。納品書については、納品時に使用した納品書のみで結構です。

Q6.
納品書の日付を入れないで提出するように依頼があったら、どうしたらよいでしょうか?
A6.
必ず、書類には日付を記載してください。なお、そのような依頼をされた場合には、必ず契約担当課へ連絡してください。

Q7.
教員から10万円以上の発注があった場合や、教員以外の事務職員・技術職員等から発注があった場合は、どうしたらいいでしょうか?
A7.
教員が直接注文できるのは、1回の取引総額が10万円未満の消耗品、物品の修理等のみです。また、教員以外の事務職員や技術職員は10万円未満でも発注できません。
もし、そのような注文があった場合は、ご面倒でも契約担当課を通じて発注するように言っていただき、受注されないようお願いします。言いにくい場合は契約担当課へご連絡ください。

Q8.
教員から総額10万円以上になる物品等を10万円未満に分割して発注できないか要望された場合はどうしたらいいでしょうか?
A8.
意図的な分割発注は禁止されています。もし、そのような依頼があった場合は、ご面倒でも契約担当課を通じて発注するように言っていただき、受注されないようお願いします。言いにくい場合は契約担当課へご連絡ください。

Q9.
会社の代表者や住所、振込口座等が変更となった(または変更となる)場合はどうしたらいいでしょうか?
A9.
代表者や住所が変更となった旨の通知文をお送りください。(挨拶状等で構いません。)
振込口座が変更となった場合は、口座振込請求書をご提出くださるようお願いいたします。


10.担当課・係名と連絡先

  担当課・係名及び連絡先はこちらを参照してください。